Digitales Raumbelegungsmanagementsystem für einen effizienten Klinikbetrieb
Wann stehen Untersuchungsräume zur Verfügung? Welcher Raum kann für die nächste Besprechung gebucht werden? Und wie sieht es mit einem freien Arbeitsplatz im Büro aus?
Für die Baustufe 1 des UMG-Neubaus ist ein digitales Raumbelegungsmanagementsystem geplant, um Krankenhausressourcen effizienter zu verwalten sowie Prozesse und Workflows zu beschleunigen.
Raumbelegungsmanagementsystem fördert
ökonomischen Umgang mit Raumkapazitäten
Eine effiziente Gebäudeplanung bedingt die bereichsübergreifende und interdisziplinäre Nutzung von Räumen. Das spart Ressourcen und bebaute Quadratmeter. Diese Vorgehensweise funktioniert aber nur mit einer sehr guten Organisation – unterstützt durch eine digitale Lösung. Das Ziel: Ein ökonomischerer Umgang mit vorhandenen Raumkapazitäten. Weniger gebaute Räume stehen einer größeren Anzahl von verschiedenen Personengruppen zur Verfügung, die dafür vorhandenen Räume werden dafür häufiger oder durchgehend genutzt. Für eine optimale Auslastung wird eine dafür speziell entwickelte Software eingesetzt: Das Raumbelegungsmanagementsystem ist ein wichtiges Werkzeug, um den effizienten Betrieb von Funktionsbereichen mit schwankender Auslastung zu gewährleisten. Das System hilft dabei, das Personal in Echtzeit über verfügbare Arbeitsplätze, Besprechungsräume oder interdisziplinär genutzte Untersuchungs- und Behandlungsräume im Ambulanzbereich zu informieren.
Das Raumbelegungsmanagementsystem ermöglicht zukünftig das Reservieren und Buchen von Räumen – für Untersuchungen von Patientinnen und Patienten, für das Dokumentieren, Schreiben von Berichten in den Bürowelten oder die Durchführung von Stationsbesprechungen, Schulungen und anderen Meetings in den Besprechungsräumen.
Effiziente Vorteile eines digitalen Raumbelegungsmanagementsystems
- Nicht genutzte Bereiche können energiesparend heruntergefahren werden (z.B. Heizung oder Lüftung absenken, Licht ausschalten).
- Der Status der Raumbelegung wird über digitale Anzeigetableaus vor den Räumen angezeigt.
- Benötigte Stammdaten zu den Räumen können direkt im Menü des Raumbelegungsmanagements angelegt werden (Größe, Anzahl Sitzplätze, technische Raumausstattung wie PCs, Screens, Beamer, medizinische Raumausstattung wie Spezialgeräte).
- Die Auswahl der Räume wird über die Raumausstattung sowie die Verfügbarkeit vorgenommen.
Zusätzliche Funktionen der digitalen Software –
für eine optimierte Raumplanung im Krankenhaus
- Die Kapazitäten von Räumen können geprüft werden.
- Präsenzmelder überwachen, ob Räume tatsächlich genutzt werden – um gebuchte, aber ungenutzte Räume wieder als verfügbar anzuzeigen.
- Teilnehmende können angezeigt werden.
- Raumbelegungen können generell umgebucht oder gelöscht werden (z. B. auf einen anderen Termin, eine neue Uhrzeit oder einen Raum mit einer anderen Kapazität).
- Raumbelegungen können kopiert und weitergeleitet werden.
- Räume können vorübergehend gesperrt werden (z.B. für Wartungszwecke).
- Ansprechpersonen können über ein Mailsystem im Falle einer Änderung zu einer Buchung informiert werden.
- Die Raumauslastung kann zu Analysezwecken ausgewertet werden (z. B. für eine Übersicht über die Belegung aller freien und belegten Räume – bei Bedarf selektiert nach Benutzer:innen, Betreuer:innen oder Teilnehmende und der gewählten Ausstattung)
Digitale Raumplanung nutzt Gebäuderessourcen optimal aus
Das effiziente Raumbelegungsmanagement erlaubt die optimierte Ausnutzung des Gebäudes und beschleunigt Arbeits- und Behandlungsprozesse. Zudem können Räume gezielter bewirtschaftet und notwendiges Hilfspersonal dafür eingeplant werden (für Reinigung, Hauswirtschaftliche Dienste, Betrieb und Wartung). Nicht zuletzt hat ein digitales Raummanagementsystem eine nachhaltige Wirkung, zum Beispiel kann es die Immobilienkosten auf der Grundlage eines genaueren Verständnisses des physischen Raumbedarfs senken.